Arsip Emas, Inovasi Memperbaiki Arsip Warga yang Rusak atau Hilang

SEMARANG - Bencana alam yang melanda beberapa daerah di Jateng belakangan ini, membuat sejumlah arsip rawan rusak. Untuk mencegah dokumen penting itu hancur, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Arpus) Provinsi Jawa Tengah melakukan perawatan arsip yang rusak akibat bencana alam, seperti yang dilakukan bulan ini di Kabupaten Brebes.

“Pada Januari 2020, kami melakukan kegiatan fasilitasi preservasi/ perawatan arsip yang rusak di daerah terdampak bencana Desa Cikeusal Lor, Cikeusal Kidul, dan Desa Sindangjaya, Kecamatan Ketanggungan, Kabupaten Brebes,” terang Kepala Dinas Arpus Jateng Prijo Anggoro Budi Rahardjo, usai Konferensi Pers, di Gedung A Lantai 1 Kantor Gubernur Jateng, Rabu (22/1/2019).

Menurutnya, kegiatan tesebut sebagai salah bagian program pengentasan kemiskinan, berupa program restorasi atau perbaikan arsip penting masyarakat yang disingkat Ranting Mas. Melalui program tersebut, Pemerintah Provinsi Jawa Tengah hadir dalam penyelamatan arsip penting masyarakat sampai tingkat desa, seperti perbaikan arsip vital desa berupa Letter C, surat ukur (rincik), hingga peta batas wilayah desa.

Prijo menambahkan, pihaknya juga siap menerima perbaikan arsip yang rusak dari masyarakat tanpa dipungut biaya. Dokumen itu selanjutnya disimpan dalam Arsip Emas, yang terjamin faktor keamanannya.

“Kami lakukan penyempurnaan berupa adanya peningkatan fitur keamanan, dengan cara pengenalan iris mata dan sidik jari masing-masing pengguna, untuk login Arsip Emas,” imbuhnya.

Diterangkan, Arsip Emas merupakan inovasi yang dipersembahkan bagi masyarakat Provinsi Jawa Tengah dengan mendasari Perda Provinsi Jawa Tengah No 1 Tahun 2015 dan Pergub Jawa Tengah Nomor 39 Tahun 2015.

Dia menjelaskan, munculnya inovasi Arsip Emas karena banyaknya keluhan masyarakat atas hilangnya atau kerusakan arsip maupun dokumen yang dimilikinya. Seperti, hilangnya arsip atau dokumen penting milik masyarakat akibat faktor alam, baik bencana banjir, tanah longsor, kebakaran, termakan rayap. Selain itu juga dikarenakan kelalaian dari masyarakat itu sendiri yang mengakibatkan dokumen hilang atau tercecer. Hal ini menandakan masih kurangnya kesadaran masyarakat akan arti pentingnya penyelamatan arsip / dokumen.

Arsip Emas digunakan untuk penyimpanan arsip-arsip penting yang memiliki nilai guna tinggi secara digital yang terenkripsi (dikodekan secara acak) untuk keamanan data. Data Arsip Emas tersimpan di server milik Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. Arsip / dokumen yang dapat disimpan pada Arsip Emas, antara lain SIM, Kartu BPJS, KTP, KK, sertifikat tanah, BPKB, paspor, akte kelahiran, buku nikah, dan lainnya, guna melindungi hak-hak keperdataan masyarakat.

Untuk diketahui, Arsip Emas ini telah di-launching oleh Gubernur Jawa Tengah pada 5 Maret 2019 dan telah sosialisasikan melalui media sosial Dinas Kearsipan dan Perpustakaan, pameran Kearsipan dan Perpustakaan di wilayah Provinsi Jawa Tengah, kegiatan kegiatan yang dilaksanakan di SKPD baik di provinsi maupun kabupaten dan kota, serta kerja sama dengan Bank Jateng.

Hingga 19 Januari 2020, pengguna Arsip Emas mencapai 919 orang, dengan jumlah data yang disimpan sebanyak 2.177 arsip/ dokumen. Jumlah pengguna tertinggi di Kabupaten Magelang sebanyak 269 orang atau 29% dari total pengguna Arsip Emas.

Pihaknya berharap adanya integrasi Arsip Emas dengan aplikasi-aplikasi teknologi mobile misalnya dengan perbankan, rumah sakit, PLN, ticketing, Samsat, dan lainnya. Sehingga iu dapat menjadi sarana bantu apabila masyarakat kehilangan arsip atau dokumen.